Privacyverklaring

Als gemeente hebben we een groot aantal wettelijke taken. Deze taken zijn aan de gemeente opgelegd via de Gemeentewet. Onder deze wettelijke taken valt bijvoorbeeld het bijhouden van de Basisregistratie Personen, de Participatiewet en de Wet maatschappelijk ondersteuning. Vanuit de wettelijke taken beschikken we over een grote hoeveelheid persoonsinformatie.

De wettelijke verplichting om uw persoonsgegevens te verwerken legt bij de gemeente een grote verantwoordelijkheid om zorgvuldig met deze informatie om te gaan. In deze privacyverklaring geven wij u inzicht in de uitgangspunten die wij toepassen bij de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens zoals vingerafdrukken. Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u zich bijvoorbeeld inschrijft bij de gemeente, een paspoort aanvraagt of een vergunning nodig heeft.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben of die een website van de gemeente bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Ook verwerken we persoonsgegevens van contactpersonen, personeelsleden, raadsleden en leveranciers.

De gemeente verwerkt ook persoonsgegevens van personen die niet staan ingeschreven bij de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens die de gemeente verwerkt in het geval we te maken hebben met de nabestaanden inzake de huur van een graf.

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

De gemeente Midden-Groningen heeft persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig voor:

het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken, zoals het beoordelen van uw aanvraag het afhandelen van uw betaling, verzenden van een nieuwsbrief
om u te kunnen bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten om iets bij u af te leveren als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, bijvoorbeeld gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaanslag.

In sommige gevallen gaat het om zogenaamde ‘bijzondere’ en/of ‘gevoelige persoonsgegevens’ van u. Dat doen wij alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

De gemeente Midden-Groningen heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart gebracht in het Register gegevensverwerkingen Midden-Groningen (pdf, zie bijlage onderaan deze pagina). In dit register beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens zij verwerkt en voor welke doeleinden.

Hoe gaan we met uw persoonsgegevens om?

Uw gegevens worden op een behoorlijke en zorgvuldige manier verwerkt. Dat betekent dat wij uw gegevens alleen gebruiken wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben.

Al onze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding. Dat betekent dat wij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen geautoriseerd personeel mag uw gegevens verwerken.

Bewaartermijn

Wij bewaren de verzamelde persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Delen met anderen

Gemeente Midden-Groningen zal uw gegevens uitsluitend verstrekken aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens nodig hebben in opdracht van ons, sluiten wij een overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Gemeente Midden-Groningen blijft namelijk verantwoordelijk voor deze verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Beveiligen van informatie en persoonsgegevens

De gemeenten in Nederland hebben zich middels een convenant verplicht zich te houden aan een minimaal niveau van informatiebeveiliging. Deze regels zijn vastgelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten. (BIG) In deze baseline is opgenomen hoe de gemeente omgaat met de beveiliging van informatie en privacy.

Gemeente Midden-Groningen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Naast de AVG is de gemeente ook gehouden aan een aantal andere regelgevingen. Ook hier wordt toezicht op gehouden. Denk hierbij aan:

  • de Wet basisregistratie personen
  • de Wet SUWI
  • de Archiefwet

Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen:

  • Recht op informatie: Waarom zijn deze gegevens nodig en wat gaat ermee gebeuren?
  • Recht op inzage in uw persoonsgegevens en de verwerking daarvan door de gemeente.
  • Recht op correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van uw gegevens als dat nodig is.

Recht van verzet tegen verwerking van uw persoonsgegevens

Recht op het indienen van een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens.
U heeft de mogelijkheid om eenvoudig en snel via de website Midden-Groningen een verzoek tot inzage van uw persoonsgegevens in te dienen (voor zover binnen de reikwijdte van de AVG). Vanwege de AVG en daartoe te treffen passende informatiebeveiligingsmaatregelen, bieden wij u momenteel de mogelijkheid om het verzoek tot inzage online in te dienen, via een formulier op de pagina Verzoek om persoonsgegevens. In de komende tijd gaan we er tevens voor zorgen dat ook andere wijzen van indienen mogelijk gemaakt worden.

Voor het inzien van uw persoonsgegevens specifiek gerelateerd aan werk, re-integratie en inkomen, kunt u schriftelijk een afspraak met de BWRI maken.

Voor het inzien van persoonsgegevens vallende onder de Basisregistratie Persoonsgegevens (=BRP, voorheen de GBA), kunt u terecht bij mijnoverheid.nl of kan een verzoek zowel digitaal (online), schriftelijk of persoonlijk aan de balie ingediend worden. 

NB. Op de website van de Rijksoverheid kan u een algemeen beeld krijgen van welke organisaties persoonlijke gegevens over u kunnen krijgen (alleen uit de BRP) en met welk doel.

Wilt u meer weten over privacy en uw privacyrechten kijk dan op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken

Ondanks onze inspanningen komen incidenten helaas voor. Denk aan het verkeerd adresseren van een e-mail of brief, een website waar te veel informatie op staat of een dossier dat kwijtraakt. In deze gevallen kan mogelijk sprake zijn van een datalek. Het is van belang dat de gemeente daar zo snel mogelijk van op de hoogte wordt gesteld. We kunnen dan maatregelen treffen om erger te voorkomen en willen indien nodig de betrokken personen informeren over het verlies.

Mochten uw gegevens betrokken zijn bij een mogelijk datalek van de gemeente, dan:

  • informeren we u dat dit is gebeurd en welke informatie is gelekt
  • vertellen we welke maatregelen wij hebben getroffen om schade te voorkomen en welke maatregelen u zelf kunt treffen
  • documenteren we alle relevante informatie, zodat we u kunnen helpen mocht u door het datalek schade ondervinden

Mocht u het vermoeden hebben dat er sprake is van een datalek, meld dit dan direct. Dit kunt u doen via datalek@midden-groningen.nl. Heeft u nog vragen of klachten over uw persoonsgegevens?

Met deze privacyverklaring willen we u informeren over hoe we omgaan met persoonsgegevens. Omdat privacy een veelomvattend thema is en soms erg specifiek, bevat deze privacyverklaring niet alle informatie. Mocht u specifieke vragen of een klacht hebben over het verwerken van persoonsgegevens in een casus of dossier, dan kunt u hiervoor allereerst bij uw contactpersoon om informatie vragen. Weet u niet wie dat is, wilt u dit niet of heeft u geen contactpersoon, dan kunt u ook direct onze functionaris voor gegevensbescherming benaderen via bovengenoemd e-mailadres.

Wijziging privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan door Midden-Groningen gewijzigd worden, zonder voorafgaande waarschuwing. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website van Midden-Groningen gepubliceerd zijn. Wij raden u aan deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent.